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VDR-Travel Arranger (plus Gratistraining Reisesicherheit)

Frankfurt am Main

Veranstaltungsziele

Bei der Geschäftsreiseanalyse 2019 waren erneut rund 20 % der Interviewpartner im Vorstands-/Chefsekretariat/Assistenzbereich angesiedelt. Besonders für die Assistenz in kleinen und mittelständischen Unternehmen bedeutet dies oft zusätzlich zum Tagesgeschäft die Aufgabe, Geschäftsreisen zu planen, zu organisieren und abzurechnen.

Bei den täglichen Buchungen sind sie meist sehr versiert, doch es fehlt die Zeit sich über neue Entwicklungen oder Möglichkeiten in der Branche zu informieren. Manche wünschen sich Ideen für andere Organisationsstrukturen oder auch den Austausch mit Personen in gleicher Funktion in anderen Unternehmen.

An sie richtet sich unser Seminar für Travel Arranger. Unsere Dozenten kennen die Herausforderungen bei der Reiseorganisation und zeigen Ihnen, wie Sie diese Aufgabe systematisch und professionell erledigen. Sie erhalten wertvolle Ideen über das operative Tagesgeschäft hinaus. Im Fokus der beiden Seminartage steht die Erarbeitung einer Strategie von serviceorientierten Abläufen bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. Nach den beiden Tagen können Sie wählen, ob Sie kostenfrei an unserem Bonus-Tag rund um das Thema Fürsorgepflicht und Reisesicherheit teilnehmen. Es entstehen Ihnen keine weiteren Kosten. 

Kostenfrei: interaktives Praxistraining Fürsorgepflicht und Reisesicherheit
Am dritten Tag erhalten Sie umfassende Informationen zum Thema Fürsorgepflichten, die für Sie als Travel Arranger in Zeiten von COVID-19 unerlässlich sind. Das interaktive Praxistraining beinhaltet das angepasste Wahrnehmen, professionelle Erkennen und Einschätzen von möglichen Gefahrensituationen (Basic Awareness). Sie erhalten wertvolle Tipps die Sie Ihren Reisenden mit auf den Weg geben können. Weiterhin erfahren Sie ein angepasstes Wissen über allgemeine Kriminalität, Straßenkriminalität, Trickdiebstahl, Diebstahl, Raub, Entführungen etc.

Ihr Nutzen

Sie werden anschließend in der Lage sein, die notwendigen Schritte einer Dienstreise zu planen und umzusetzen, um den angebotenen Service für die Reisenden modern und sicher zu gestalten und Ihre eigene Arbeit in allen Bereichen effizient zu erledigen.

Veranstaltungsinhalte

Tag 1 & 2: Grundlagen

• Organisation und Planungsprozess
• Die Assistenz als Travel Manager: Rolle und Aufgaben
• Differenzierung: operatives vs. strategisches Travel Management
• Unternehmensinterne Antrags- und Genehmigungsprozesse kritisch betrachten und effizient gestalten
• Formulare und deren Nutzen z.B. Reisemittelbestellung, -antrag, -plan, Profile
• Buchung und Einkauf von Reiseleistungen 
  - Wo buche ich welche Services?
  - Effekte von differenzierten Buchungswegen
  - Wann lohnen Verträge mit Dienstleitern und was gilt es zu beachten?
  - Angebote am Markt vergleichen (Aufwand versus Nutzen) 
  - Gibt es ihn: den sicheren Weg zum günstigsten Tarif?
• Online Booking Engine  Portale für Geschäftsreisen 
  - Einsatz im Unternehmen für Travel Arranger
  - Selbstbuchung durch Reisende: Wann ist es sinnvoll? Was gilt es zu beachten (Risiken, Chancen)
• Nützliche Apps für unterwegs
• Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro: Vertrauen oder Kontrolle?
• Zahlungswege und deren Effekte
• Abrechnung von Geschäftsreisen: was zu beachten ist und wie Sie die korrekte Abrechnung schon vor Reiseantritt beeinflussen können
• Gesamtkosten einer Reise „total cost of trip“  Tools für die Reisekostenabrechnung
• Beachtung von unternehmensinternen Reiserichtlinien
• Controlling: Kennzahlen, die man kennen sollte und wie man sie erhalten kann

Die Schwerpunkte der beiden Tage werden in Abstimmung mit den Teilnehmern den Bedarfen soweit wie möglich angepasst.

2 Tage zahlen 3 Tage Weiterbildung erhalten: Corona-Bonus  kostenfreies interaktives Praxistraining
Tag 3: Fürsorgepflicht / Reisesicherheit

Allgemeines
• Bedeutung Reisesicherheit
• World Risk Map / Overview

Reisevorbereitung – nützliche Informationsquellen
• Frei zugängliche Informationsquellen, Anlaufstellen
• Überblick relevanter Gesundheitsrisiken
• Überblick relevanter Sicherheitsrisiken

Während der Reise
• Verhalten im Hotel
• Lokaler Transport (Taxi, Mietwagen, Öffentliche Verkehrsmittel, Meet & Greet)
• Sicherheitsaspekte der reisenden Frau, insb. in muslimischen Ländern
• Gefahrenerkennung und -vermeidung
• Verhalten in der Freizeit
• Umgang mit Zahlungsmitteln

Verhalten in Notsituationen/Notfällen
• Stress und Stressbewältigung
• Wahrnehmung und Wahrnehmungsfehler (Fremd- und Eigenwahrnehmung)
• Viktimisierung (Opferwerdung)
• Modus Operandi (Vorgehen des Täters bei der Tatplanung und -ausführung)
• Konflikterkennung und -vermeidung (Rollenspiele)
• Praktische Umsetzungsmöglichkeiten zum sicherheitsgerechten Verhalten
• Konterstrategien bei Übergriffen auf Frauen, Belästigungen, sexualisierte Gewalt, politischen Unruhen, Demonstrationen etc.
• Umgang mit staatlichen Autoritäten
• Krankheitsfälle, Reiseapotheke

Zielgruppe

• MitarbeiterInnen aus Reisestellen
• AssistentInnen, SekretärInnen und SachbearbeiterInnen mit der Aufgabenstellung Reisen für Einzelpersonen oder Teams zu planen und zu buchen
• Alle mit der Organisation von Geschäftsreisen betrauten MitarbeiterInnen in Unternehmen
• MitarbeiterInnen aus kleinen und mittelständischen Unternehmen, die (bisher) kein umfassendes Travel Risk Management haben

Veranstaltungsort

VDR-Akademie
c/o VDR Service GmbH
Darmstädter Landstraße 125
60598 Frankfurt am Main

Dauer

2-tägiger Praxis-Workshop bzw.
3-tägiger Praxis-Workshop inkl. kostenfreiem Training Reisesicherheit
Beginn 1. Tag: 10.00 Uhr
Ende 2. & 3. Tag: 17.00 Uhr

Preis

zzgl. gesetzlicher MwSt.
EUR 1.500 ,-

Für VDR-Mitglieder
EUR 1.360 ,- ( Basis/Klassik )
EUR 1.310 ,- ( Premium )

Eingeschlossene Leistungen

» Seminargetränke
» Kaffeepausen
» Mittagessen
» Seminardokumentation
» Arbeitsmaterial
» Seminarbetreuung
» Teilnehmerzertifikat

Zusatzinfos

Sichere Weiterbildung in Corona-Zeiten
Auf unserer Informationsseite finden Sie alles Wichtige rund um unser Hygienekonzept für unsere Präsenz-Seminare der VDR-Akademie: akademie.vdr-service.de/corona
Sprechen Sie uns gerne an!
Sandra Jahn | VDR
Sandra JahnReferentin VDR-Akademie
Christoph Bormann | VDR
Christoph BormannAssistent Seminarorganisation