Zertifizierte/-r Reisekostenspezialist/-in (VDR)

Sobald sich ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen von seiner ersten Tätigkeitsstätte und/oder seiner Wohnung vorübergehend entfernt, übt er eine Auswärtstätigkeit aus und ihm entstehen Reisekosten. Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Diese können entweder mittels Beleg oder Pauschale abgerechnet werden. Für die verantwortlichen SachbearbeiterInnen im Unternehmen ist es daher unabdingbar, die steuerrechtlichen Grundlagen zu kennen und diese zielgerichtet in der täglichen Arbeit anzuwenden. Durch gezielte Kontrolle und entsprechende Steuerung können anfallende Reisekosten erheblich reduziert und Haftungsrisiken bei Lohnsteueraußenprüfungen vermieden werden.

Das Seminar führt Sie ein in die steuerrechtlichen Grundlagen, damit Sie die Reisekostenabrechnungen auf Richtigkeit prüfen und alle entstandenen Kosten korrekt erstatten können – also auch Bewirtungen und Mahlzeiten im Rahmen des Auslagenersatzes sowie Verpflegungsmehraufwendungen in Form von Pauschalen. Der erste Teil des Lehrgangs sensibilisiert Sie, was Besonderheiten bei Belegen und Unterschiede von Pauschal- und Effektivabrechnung angeht. Und weil die Theorie nur die halbe Miete ist, lernen Sie anhand von praxisnahen Beispielen die korrekte Behandlung von Reisekosten und festigen Ihr Wissen.

Wie gehe ich mit einer gemischten Dienstreise um, ohne dem Unternehmen keinen geldwerten Vorteil zukommen zu lassen? Wann muss der Reisende die entstandenen Kosten als Arbeitslohn versteuern? Was sind die Voraussetzungen für eine doppelte Haushaltsführung und welche Auswirkungen hat sie auf Kostenerstattung? Was ist zu beachten bei der Firmenwagenüberlassung? Solche und viele weitere Sonderfälle fordern Spezialwissen von den Reisekostenabrechnern und ist Bestandteil des 2ten Moduls.

Veranstaltungsinhalte

Modul 1:

Erste Tätigkeitsstätte und deren Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung
Begriff der beruflichen Auswärtstätigkeit und Abgrenzung zu Privat- und Gemischtreisen (Grundzüge)
Fahrtkosten: PKW-Erstattung, Firmenwagen, Mietwagen, Öffentliche Verkehrsmittel, Fahrten zur Tätigkeitsstätte und deren Abrechnung
Übernachtungskosten/Übernachtungspauschalen inkl. Frühstücksabzüge mit allen Varianten (Sachbezugswert oder 20-Prozent-Regelung)
Reisenebenkosten
Verpflegungsmehraufwendungen Inland/Ausland: Dreimonatsfrist und deren praktische Anwendung, Bescheinigungspflichten, Flugreisen und Sonderfälle bei Auslandsabrechnung
Notwendiger Datenaustausch mit anderen Abteilungen: HR/geldwerte Vorteile, Fibu/Vorsteuer und Buchungen
Grundzüge der Mahlzeitengewährung (Basis für Modul 2)
Grundzüge der doppelten Haushaltsführung und deren Abgrenzung zu Reisekosten (Basis für Modul 2)
Nachweis- und Bescheinigungspflichten
Grundzüge der umsatzsteuerlichen Behandlung: Belege und Belegprüfung (u.a. umsatzsteuerliche Belege, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Eigenbelege)

Modul 2:

Besprechung der Sachverhalte, die die Teilnehmer zwischenzeitlich in der Praxis erlebt haben und Klärung von offenen Fragen
Aufteilung gemischter Reisekosten: Reine Incentive-Reise mit dem Spezialfall Betreuungsreise, Reiseverlängerung, Aufteilung bei Tagungen und Kongressen, Kundenproblematik (§ 37 b EStG und § 4 Abs. 5 EStG)
Doppelte Haushaltsführung (Spezialsachverhalte)
Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer
Erstattung bei Handelsvertretern/Freelancern sowie im Rahmen der ArbeitnehmerÜberlassung
Lohnsteueraußenprüfung: Besondere Prüfungsschwerpunkte und der Umgang mit den Prüfern
Erstattung und Gestellung von Telekommunikationsgeräten
Mahlzeitengestellung: Die geschäftliche Bewirtung (mit allen Informationen zu den besonderen Belegvoraussetzungen), Mahlzeiten während des außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, Regelmäßige Besprechungsessen, Mahlzeiten auf der Reise: die Belegerstattung (mit vielen praktischen Tipps zur Anwendung), Abgrenzung zu Events, Die Betriebsveranstaltung (Kunden- und Arbeitnehmer-Problematik)
Spezialfälle der doppelten Haushaltsführung (PKW-Besteuerung mit Umsatzsteuerproblematik, Wegzugsfälle, das „60-Quadratmeter-Problem” im Auslandsfall)
Kundengeschenke und Kundenevents: praktische Anwendung des § 37 b EStG (10-Euro-Grenze, Buchung der Geschenke, Abgrenzung Arbeitnehmer, Fremde, Konzernmitarbeiter)

Zielgruppe

MitarbeiterInnen mit ersten Vorkenntnissen und/oder erster Erfahrung im Rahmen der Bearbeitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen und den steuerlichen Gegebenheiten.