Online-Seminar | 3-tägig CMM-ModulHotel & MICE
Strategisches MICE-Management
MICE professionell steuern: Strukturen, Prozesse und Richtlinien entwickeln und Veranstaltungen wirtschaftlich, sicher und nachhaltig organisieren.
MICE-Veranstaltungen berühren im Unternehmen viele Bereiche: Travel Management, Einkauf, HR, Finance und Unternehmenskommunikation. Wer sie professionell steuern will, braucht klare Zuständigkeiten, verlässliche Prozesse und nachvollziehbare Kriterien für Kosten, Compliance, Risiken und Nachhaltigkeit.
Das Seminar „Strategisches MICE-Management“ der VDR-Akademie zeigt, wie Sie MICE strategisch in bestehende Travel- und Mobility-Strukturen einordnen und von der Bedarfsermittlung bis zur Erfolgsmessung systematisch steuern. Sie beschäftigen sich mit Organisationsmodellen, Richtlinien und Freigabeprozessen, der Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie mit Risiko- und Nachhaltigkeitsanforderungen. Im Praxisworkshop entwickeln Sie einen vollständigen MICE-Prozess für Ihr Unternehmen und übertragen die erarbeiteten Strukturen auf Ihren Arbeitsalltag.
Seminarziele
- MICE strategisch einordnen: Sie verstehen die Schnittstellen zu Travel Management, Einkauf, HR und Finance und können MICE-Ziele mit den Unternehmenszielen verbinden.
- Strukturen und Verantwortlichkeiten festlegen: Sie lernen unterschiedliche Organisationsmodelle kennen und können Rollen, Entscheidungswege und interne Vorgaben klar definieren.
- MICE-Prozesse systematisch steuern: Sie strukturieren Planung, Ausschreibung, Umsetzung und Nachbereitung und berücksichtigen dabei Budget, Freigaben, Teilnehmendenmanagement und Erfolgsmessung.
- Dienstleister professionell auswählen und steuern: Sie kennen relevante Auswahlkriterien, Leistungskennzahlen und Vertragsgrundlagen und bereiten Verhandlungen strukturiert vor.
- Compliance, Risiken und Nachhaltigkeit berücksichtigen: Sie beziehen Datenschutz, Fürsorgepflicht, Sicherheitsanforderungen, Veranstaltungsrisiken und Nachhaltigkeitskriterien in Ihre Planung ein.
- Eigene Strukturen entwickeln: Im Praxisworkshop erarbeiten Sie einen MICE-Prozess mit Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Grundlage für eine MICE-Richtlinie, die sich in bestehende Unternehmensstrukturen integrieren lässt.
Seminarinhalte
Grundlagen, Strategie & organisatorische Einordnung
Einordnung von MICE im Travel & Mobility Management
- Abgrenzung zu Geschäftsreisen
- Schnittstellen zu Travel Management, Einkauf, HR, Finance
- Bedeutung für Unternehmenskommunikation, Kultur und Mobilität
Strategische Ziele und Steuerungsansätze
- Unternehmensziele und MICE Strategie
- Budgetrahmen, Kostenstrukturen, Wirtschaftlichkeit
- Governance, Richtlinien, interne Vorgaben
Strukturen für professionelles MICE Management
- Rollen & Verantwortlichkeiten
- zentrale vs. dezentrale Organisation
- interne Stakeholder und Entscheidungswege
Bedarfsermittlung & Planung
- Anlass, Zielgruppen, Zieldefinition
- Event Typen und deren Anforderungen
- interne Freigabeprozesse
Best Practices aus Unternehmen
- Erfolgsfaktoren
- typische Herausforderungen
- Beispiele aus verschiedenen Branchen
Prozesse, Compliance, Risiko & Nachhaltigkeit
Operative MICE Prozesse
- Planung, Ausschreibung, Umsetzung, Nachbereitung
- Teilnehmermanagement
- Budgetplanung und Kostenkontrolle
- Reporting & Erfolgsmessung
Supplier Management & Sourcing
- Hotels, Locations, Agenturen, Technikpartner
- Auswahlkriterien, Bewertung, Vertragsgrundlagen
- Zusammenarbeit mit Procurement
- Leistungskennzahlen (KPIs)
Compliance & Risiko
- Datenschutz (DSGVO)
- Duty of Care
- Sicherheitskonzepte
- Reiserisiken und Veranstaltungsrisiken
- interne und externe Haftungsfragen
Nachhaltigkeit im MICE Kontext
- CO₂ Reduktion
- nachhaltige Locations, Catering, Mobilität
- Zertifizierungen
- Nachhaltigkeitsreporting
Digitale Tools & Technologien
- Event Software
- Buchungsplattformen
- Teilnehmermanagement Tools
- Reporting Systeme
Praxis, Umsetzung & Fallstudien
Praxisworkshop: Aufbau eines MICE Prozesses
- Entwicklung eines vollständigen Event Workflows
- Definition von Rollen & Verantwortlichkeiten
- Erstellung einer MICE Richtlinie
- Integration in bestehende Travel und Mobility Strukturen
Fallstudien & Szenarien
- kleine vs. große Events
- interne vs. externe Veranstaltungen
- internationale Events
- Krisenszenarien und Notfallmanagement
Supplier Verhandlungen & Vertragsgestaltung
- Vorbereitung auf Verhandlungen
- Preisstrukturen
- Leistungsbeschreibungen
- Stornobedingungen
- SLA Definition
Praxisübungen
- Bewertung von Locations
- Kalkulation eines Events
- Risikoanalyse
- Nachhaltigkeitscheck
Transfer in den Unternehmensalltag
- Implementierung der erarbeiteten Strukturen
- Kommunikation im Unternehmen
- Monitoring & kontinuierliche Verbesserung
Für wen?
- NeueinsteigerInnen und UmsteigerInnen ins Travel- oder Mobilitätsmanagement (Assistenz, Office Management, Sekretariat etc.)
- Travel- und MobilitätsmanagerInnen, die ihr Wissen systematisch ordnen und auf den aktuellen Stand bringen möchten
- Beschäftigte aus HR, Finance, Einkauf oder Controlling, die Schnittstellen zum Travel Management besser verstehen und aktiv mitgestalten wollen
- MitarbeiterInnen bei Leistungsanbietern und Firmenreisebüros, die die Unternehmerperspektive ihrer Kundschaft schärfen möchten
- AbsolventInnen des Fachstudiengangs Certified Mobility Manager
Ino Ecker
Experte für Business Travel und MICE-Management.
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Aktuelle Termine
Bitte fragen Sie uns nach den nächsten Terminen.
Seminarpreis
2.185 EUR VDR-Mitglieder
2.325 EUR
Zertifikatsprüfung
Dieser Kurs kann als Modul im Rahmen des CMM-Certified Mobility Manager angerechnet werden. Dafür muss eine Zertifikatsprüfung in Kooperation mit unserem Weiterbildungspartner Hochschule Worms abgelegt werden.
