VDR-Travel Arranger

Bei der Geschäftsreiseanalyse 2019 waren erneut rund 20 Prozent der Interviewpartner im Vorstands-/Chefsekretariat/Assistenzbereich angesiedelt. Besonders für die Assistenz in kleinen und mittelständischen Unternehmen bedeutet dies oft zusätzlich zum Tagesgeschäft die Aufgabe, Geschäftsreisen zu planen, zu organisieren und abzurechnen.

Bei den täglichen Buchungen sind sie meist sehr versiert, doch es fehlt die Zeit sich über neue Entwicklungen oder Möglichkeiten in der Branche zu informieren. Manche wünschen sich Ideen für andere Organisationsstrukturen oder auch den Austausch mit Personen in gleicher Funktion in anderen Unternehmen.

An sie richtet sich unser Seminar für Travel Arranger. Unsere Dozentin kennt die Herausforderungen bei der Reiseorganisation und zeigt Ihnen, wie Sie diese Aufgabe systematisch und professionell erledigen. Sie erhalten wertvolle Ideen über das operative Tagesgeschäft hinaus. Im Fokus der beiden Seminartage steht die Erarbeitung einer Strategie von serviceorientierten Abläufen bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.

Ihr Nutzen

Sie werden anschließend in der Lage sein, die notwendigen Schritte einer Dienstreise zu planen und umzusetzen, um den angebotenen Service für die Reisenden modern und sicher zu gestalten und Ihre eigene Arbeit in allen Bereichen effizient zu erledigen.

Veranstaltungsinhalte

• Organisation und Planungsprozess
• Die Assistenz als Travel Manager: Rolle und Aufgaben
• Differenzierung: operatives vs. strategisches Travel Management
• Unternehmensinterne Antrags- und Genehmigungsprozesse kritisch betrachten und effizient gestalten
• Formulare und deren Nutzen z.B. Reisemittelbestellung, -antrag, -plan, Profile
• Buchung und Einkauf von Reiseleistungen: Wo buche ich welche Services?, Effekte von differenzierten Buchungswegen, Wann lohnen Verträge mit Dienstleitern und was gilt es zu beachten?, Angebote am Markt vergleichen (Aufwand versus Nutzen), Gibt es ihn: den sicheren Weg zum günstigsten Tarif?
• Online Booking Engine – Portale für Geschäftsreisen: Einsatz im Unternehmen für Travel Arranger, Selbstbuchung durch Reisende: Wann ist es sinnvoll? Was gilt es zu beachten (Risiken, Chancen)
• Nützliche Apps für unterwegs
• Zusammenarbeit mit Ihrem Reisebüro: Vertrauen oder Kontrolle?
• Zahlungswege und deren Effekte
• Abrechnung von Geschäftsreisen: was zu beachten ist und wie Sie die korrekte Abrechnung schon vor Reiseantritt beeinflussen können
• Gesamtkosten einer Reise „total cost of trip“ – Tools für die Reisekostenabrechnung
• Beachtung von unternehmensinternen Reiserichtlinien
• Controlling: Kennzahlen, die man kennen sollte und wie man sie erhalten kann

Zielgruppe

• MitarbeiterInnen aus Reisestellen
• AssistentInnen, SekretärInnen und SachbearbeiterInnen mit der Aufgabenstellung Reisen für Einzelpersonen oder Teams zu planen und zu buchen
• Alle mit der Organisation von Geschäftsreisen betrauten MitarbeiterInnen in Unternehmen
• MitarbeiterInnen aus kleinen und mittelständischen Unternehmen

Eingeschlossene Leistungen

• Seminargetränke
• Kaffeepausen
• Mittagessen
• Seminardokumentation
• Arbeitsmaterial
• Teilnehmebestätigung

Zusatzinfos