Professionelle Geschäftsreiseorganisation in der Praxis

Bei einem Großteil der mittelständischen Unternehmen ist das Reisemanagement in Reisestellen oder im Vorstands- / Assistenzbereich angesiedelt. Besonders für die Assistenzen in kleinen und mittelständischen Unternehmen bedeutet dies oft zusätzlich zum Tagesgeschäft die Aufgabe, Geschäftsreisen zu planen, organisieren, zahlen und teils auch für die Reisenden die Abrechnung zu erstellen.

Bei den täglichen Buchungen sind sie meist sehr versiert, doch es fehlt die Zeit sich über neue Entwicklungen oder Möglichkeiten in der Branche zu informieren. Manche wünschen sich Ideen für andere Organisationsstrukturen oder auch den Austausch mit Personen in gleicher Funktion in anderen Unternehmen.

An sie richtet sich unser Seminar. Unsere Dozentin kennt die Herausforderungen bei der Reiseorganisation, da sie selbst früher als Assistenz gearbeitet hat und später daraus eine Reisestelle und dann ein Reisemanagement aufgebaut hat. Inzwischen ist sie Unternehmensberaterin und kennt viele verschiedene Vorgehensweise in Unternehmen. Sie zeigt im Seminar auf, wie diese Aufgabe zeiteffizient umgesetzt werden kann. Sie können sich mit KollegInnen austauschen und erhalten wertvolle Ideen über das operative Tagesgeschäft hinaus. Im Fokus des Seminars steht die Erarbeitung einer Strategie von serviceorientierten Abläufen bei der Planung, Buchung, Zahlung und Abrechnung von Dienstreisen. Auch die Themen Nachhaltigkeit und Reisesicherheit erhalten selbstverständlich einen Raum. 

Veranstaltungsinhalte

• Hintergrundwissen: Zahlen – Daten – Fakten. 
• Die Assistenz als Travel Manager: Rolle und Aufgaben
• Differenzierung: operatives vs. strategisches Travel Management
• Betrachtung der verschiedenen Teilprozesse im Reisemanagement 
• Austausch zu verschiedenen Buchungs- / Recherchewegen 
• Beginn Hintergrundwissen – Einkauf und Verträge mit Dienstleistern Unterkunft und  Transport (Teil 1)
• Buchung und Kauf von Reiseleistungen: Wann lohnen Verträge mit Dienstleitern und was gilt es zu beachten?

• Hintergrundwissen – Einkauf und Verträge mit Dienstleistern Unterkunft und Transport (Fortsetzung)
• Chancen und Effekte durch die Nutzung von Hotelportalen

• Unternehmensinterne Antrags- und Genehmigungsprozesse kritisch betrachten und effizient gestalten
• Zahlungswege und Kreditkartenlösungen sowie deren Effekte
• Zusammenarbeit mit dem Reisebüro: Vertrauen oder Kontrolle?
• Reisebuchung, Reisendenprofile und Datenschutz 

• Anwendbares Recht
• Portale für die Buchung von Geschäftsreisen = Online Booking Systeme: Einsatz im Unternehmen, Selbstbuchung durch Reisende oder zentrale Buchung durch Assistenzen. Wann ist es sinnvoll? / Was gilt es zu beachten (Risiken, Chancen)?
• Abrechnung von Geschäftsreisen und welche Softwarelösungen es dafür gibt
• „total cost of trip“ = Gesamtkosten einer Reise kennen und beeinflussen
• Was bedeutet eigentlich End-to-End-Systeme bzw. End-to-End-Prozess
• Digitalisierung und deren mögliche Effekte

• Nachhaltigkeit im Reisemanagement
• Sicherheit der Reisenden
• Controlling: Kennzahlen, die man kennen sollte und wie man sie erhalten kann
• Reiserichtlinien im Unternehmen durchsetzen (Kommunikation)

Die Inhalte der einzelnen Termine können variieren, da sie an die Bedarfe und Dynamik der Gruppe so weit möglich angepasst werden, daher ist eine Verschiebung einzelner Themen durchaus möglich.

Zielgruppe

• MitarbeiterInnen aus Reisestellen
• AssistentInnen, SekretärInnen und SachbearbeiterInnen mit der Aufgabenstellung, Reisen für Einzelpersonen oder Teams zu planen und zu buchen
• MitarbeiterInnen von Reisestellen in mittelständischen Unternehmen
• Alle mit der Organisation von Geschäftsreisen betrauten MitarbeiterInnen

Eingeschlossene Leistungen

• Seminardokumentation
• Arbeitsmaterial
• Teilnahmebestätigung